Tuyển dụng

Admin Officer – Le Square Epicier Fin
18
Th10

I. NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CHÍNH
Nhiệm vụ Purchasing & Payment: Tham gia vào quá trình mua hàng để cung cấp vật tư, trang thiết bị, công cụ, văn phòng phẩm , đồng phục… nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất, vận hành của công ty

1.Tìm kiếm và làm việc với Nhà Cung Cấp về chủng loại, chất lượng, giá, công nợ, thời gian giao hàng, và các điều kiện điều khoản khác dưới sự hỗ trợ của Phòng Mua Hàng. Liên tục cập nhật thông tin liên quan đến NCC: năng lực, sản phẩm, thời gian giao hàng, dịch vụ hậu mãi, phương pháp thanh toán, tiềm năng phát triển…. để mọi thời điểm chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất.

2.Theo dõi tiến độ sửa chữa, lắp ráp, chạy thử (nếu là trang thiết bị – máy móc)

3.Thực hiện chứng từ cho nhu cầu mua hàng (Các phiếu yêu cầu, Báo Cáo Tình Trạng, Hợp Đồng…)

4.Theo dõi tiến độ giao hàng hoặc thực hiện dịch vụ từ NCC.

5.Thực hiện kiểm hàng khi nhận hàng và chuyển giao cho các bộ phận sử dụng.

6.Thời theo dõi quá trình sử dụng, bảo quản của các bộ phận khác đối với các vật tư, trang thiêt bị, máy móc được cung cấp.

7.Thực hiện chứng từ cho nhu cầu thanh toán (Hóa đơn, Phiếu giao hàng, Biên Bản Nghiệm Thu…)

8.Làm việc với Nhà Cung Cấp để giải quyết các khiếu nại về chất lượng sản phẩm.

9.Quản lý và lưu trữ các hợp đồng, chứng từ, hóa đơn

10.Thực hiện các báo cáo liên quan


Nhiệm Vụ Co-Working Space

1.Tìm kiếm khách hàng tiềm năng cho không gian cho thuê Co-Working Space thông qua các hoạt động kiểm soát đăng tải thông tin về Co-Working Space

2.Thực hiện dịch vụ cho khách hàng hiện tại theo hợp đồng cho thuê thông qua các hoạt động vận hành hàng ngày và nhu cầu nâng cấp, sửa chữa

3.Thực hiện các hồ sơ chứng từ liên quan (Hợp đồng, thanh toán)

4.Thực hiện các báo cáo liên quan

Nhiệm vụ Admin

1.Kiểm soát Quy Trình Vận Hành bao gồm tham gia vào hoạt động thiết lập các quy trình, quy định mới phát sinh theo nhu cầu vận hành, đồng thời giám sát việc tuân thủ của các bộ phận liên quan.

2.Kiểm soát An Ninh bao gồm chất lượng dịch vụ thuê ngoài (hợp đồng, lịch làm việc, chi phí, nghiệp vụ, tác phong, các khiếu nại) … và các phát sinh liên quan

3.Kiểm soát Vệ Sinh bao gồm chất lượng vệ sinh từ các nguồn nhân viên nội bộ và dịch vụ thuê ngoài (hợp đồng, lịch làm việc, chi phí, nghiệp vụ, tác phong), danh mục công cụ trang thiết bị vệ sinh, danh mục hóa chất vệ sinh bắt buột sử dụng theo đúng chuẩn, quy trình thao tác vệ sinh… và các phát sinh liên quan

4.Kiểm soát Côn Trùng bao gồm chất lượng dịch vụ thuê ngoài (hợp đồng, lịch làm việc chi phí, nghiệp vụ, tác phong, trang thiết bị, các khiếu nại)… và các sự vụ liên quan.

5.Kiểm soát mỹ quan bao gồm: kiểm tra và đề xuất các biện pháp cải thiện & sửa chữa cơ sở hạ tầng, sân vườn thông qua các hợp đồng bảo trì, bảo dưỡng…

6.Kiểm soát quá trình bảo trì, sữa chữa & cải tạo các tài sản, công cụ, trang thiết bị máy móc, cơ sở hạ tầng của công ty bao gồm các lịch làm việc, các đề xuất sửa chữa & thay thế.

7.Kiểm soát chi phí thông qua các hoạt động ghi nhận chi phí sử dụng hàng tháng, hiện trạng sử dụng công cụ, trang thiết bị, máy móc, các hoạt động tiết kiệm năng lượng và vật tư tiêu hao.

8.Kiểm soát tài sản thông qua các hoạt động giám sát sử dụng tài sản hiệu quả, kiểm kê định kỳ.

9.Kiểm soát thẻ ra vào tòa nhà thông qua các hoạt động mở phân quyền trên thẻ, số thẻ sử dụng

10.Kiểm soát các hoạt động thi công của các nhà cung cấp cùng với bộ phận kỹ thuật.

11.Thực hiện cấp phát công cụ dụng cụ cho các bộ phận có nhu cầu

12.Kiểm soát hoạt động PCCC cùng với bộ phận kỹ thuật bao gồm việc kiểm tra tuân thủ và lưu trữ các hồ sơ, chứng từ pháp lý liên quan

13.Thực hiện tiếp đón các đoàn thanh tra thông qua các hoạt động phối hợp các bộ phận liên quan để chuẩn bị hồ sơ, thủ tục, trình duyệt các chi phí nếu có

14.Thực hiện công việc văn thư thông qua các hoạt động quản lý con dấu, công chứng giấy tờ, chuyển giao hồ sơ cho các bộ phận trong công ty, đồng thời lưu trữ tất cả các chứng từ, hồ sơ, dữ liệu thông qua các hình thức bản giấy, bản cứng và bản mềm.

15.Triển khai một số công việc hành chánh khác theo yêu cầu của trưởng bộ phận

16.Thực hiện các báo cáo theo các nhiệm vụ đã được phân công


II.YÊU CẦU CÔNG VIỆC

  • Học vấn: Cử nhân ngành quản lý hành chánh, hoặc các lĩnh vực liên quan.
  • Kinh nghiệm: Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm về hành chánh và cung ứng.Trung thực, nhiệt tình, nhanh nhẹn
  • Có tính chi tiết và cẩn trọng
  • Có tinh thần trách nhiệm cao
  • Có tinh thần phục vụ khách hàng
  • Hiểu rõ và tuân thủ các quy tắc đạo đức nghề nghiệp
  • Có tính tổ chức và làm việc theo kế hoạch
  • Có kỹ năng giải quyết vấn đề
  • Tiếng Anh cơ bản (đọc – viết)
  • Kỹ năng trình bày
  • Kỹ năng vi tính

Địa điểm làm việc: 186 Nguyễn Văn Hưởng, Phường Thảo Điền, TP. Thủ Đức, HCM

Lương thỏa thuận + phụ cấp cơm 40.000/ngày + các phụ cấp liên quan

Thử việc 100% lương, BH full lương, gói BH Sức khỏe Bảo Việt, phép năm 14 – 17 ngày, lương Tháng 13

Thời gian làm việc: Thứ 2 – Thứ 6 (8h – 17h), Thứ 7 nửa buổi

Job Category: admin
Job Type: Full Time
Job Location: 186 Nguyen Van Huong - Thao Dien Ward - Thu Duc City

Ứng tuyển cho vị trí này

Allowed Type(s): .pdf, .doc, .docx
  • Next →
  • ← Prev
Top